Dokumentationspflicht für Verwalter und Versicherer: So vermeiden Sie Haftungsrisiken bei der Schadensregulierung

Im Schadenfall zählt jede Minute – und jeder Nachweis. Denn ohne lückenlose Dokumentation riskieren Eigentümer, Verwalter und Versicherer nicht nur langwierige Klärungen, sondern auch den Verlust von Leistungsansprüchen. Die Dokumentationspflicht bei Versicherungen ist kein formaler Akt, sondern der zentrale Hebel, um Haftungsrisiken zu minimieren und die Schadenregulierung effizient abzuwickeln.

Die drei wichtigsten Punkte auf einen Blick:

• Schäden müssen vollständig, korrekt und fristgerecht dokumentiert werden – sonst droht Leistungsablehnung.
• Verwalter, Versicherer und Handwerker haben jeweils unterschiedliche, aber aufeinander abgestimmte Pflichten.
• Digitale Lösungen wie oqio sichern den gesamten Dokumentationsprozess – rechtssicher und in Echtzeit.

Warum Dokumentation im Schadenfall entscheidend ist

Ob Leitungswasserschaden, Vandalismus oder Sturmschaden – im Immobilienbereich kommt es regelmäßig zu kostenintensiven Schadensfällen.

Die Dokumentationspflicht für die Versicherung schreibt vor, dass Schäden nicht nur gemeldet, sondern auch eindeutig nachvollziehbar belegt werden müssen. Werden Informationen vergessen oder falsch übermittelt, kann das Folgen haben bzw. eine gute Geschäftsbeziehung belasten: Theoretisch ist die Versicherung dazu berechtig, in solchen Fällen Leistungen zu kürzen oder ganz zu verweigern – ein Risiko, das sich durch frühzeitige und vollständige Dokumentation vermeiden lässt.

Pflichten des Versicherungsnehmers: Was verlangt das Gesetz?

Die Grundlage für die Dokumentationspflicht bildet das Versicherungsvertragsgesetz (VVG), insbesondere §§ 30–31. Versicherungsnehmer – also in der Regel Eigentümer oder Verwalter – müssen:

• den Schaden unverzüglich melden,
• auf Verlangen Auskunft über die Schadenursache und -höhe geben,
• geeignete Nachweise wie Fotos oder Gutachten vorlegen
• und vor allem: den Schaden mindern, wo es möglich ist.

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Ein Beispiel aus der Praxis: Großschaden mit Komplexität

Nach einem massiven Leitungswasserschaden in einem Mehrfamilienhaus musste die betroffene Etage vollständig entkernt werden. Aufgrund der verwendeten Baumaterialien in den 1970er-Jahren wurde im Zuge der Sanierungsplanung Asbest nachgewiesen. Zusätzlich war der Schadenbereich noch bewohnt – eine Kommunikation mit den Mietparteien über Zwischenunterbringung und Zugang verzögerte die Maßnahmen zur Trocknung und Instandsetzung erheblich.

Die Versicherung hat den Eigentümer bzw. dessen Verwalter frühzeitig schriftlich auf die Schadenminderungspflicht hingewiesen. Insbesondere wurde darauf aufmerksam gemacht, dass zögerliche Entscheidungen zur Freigabe von Rückbau und Sanierung nicht nur die Hotel- und Mietausfallkosten erhöhen, sondern auch die Ausbreitung von Schimmel durch unzureichende Trocknung begünstigen – beides führt zu höheren Gesamtkosten.

Parallel bestand die Herausforderung, den Wiederaufbau präzise in versicherte und nicht versicherte Anteile zu trennen. Während die Wiederherstellung der durch den Leitungswasserschaden beschädigten Bauteile (z. B. Estrich, Wände, Decke) von der Gebäudeversicherung abgedeckt ist, gehören Maßnahmen wie energetische Ertüchtigung oder ein geplanter Grundrissumbau zum Sanierungsanteil des Eigentümers.

Gerade bei Großschäden mit mehreren Beteiligten und längeren Entscheidungswegen ist es entscheidend, dass Verwalter aktiv:

• kommunizieren,
• Maßnahmen koordinieren,
• und frühzeitig mit der Versicherung eine klare Abgrenzung von versicherten und nicht versicherten Leistungen abstimmen.

Wer diese Pflicht vernachlässigt, riskiert Leistungskürzungen oder Ablehnungen, insbesondere bei vermeidbaren Folgeschäden.

Welche Unterlagen wann benötigt werden

Eine lückenlose Dokumentation ist das Fundament der Dokumentationspflicht.

• Fotos vom Schaden direkt nach Entdeckung, aus mehreren Perspektiven
• Kostenvoranschläge und Rechnungen der Handwerker
• Polizeibericht, z. B. bei Einbruch oder Vandalismus
• Gutachten, z. B. bei Brandschäden oder komplexen technischen Schäden

Je schneller und strukturierter diese Unterlagen vorliegen, desto reibungsloser verläuft die Schadenregulierung – insbesondere dann, wenn alle Daten digital und zentral verfügbar sind, wie bei oqio.

Wer ist für was verantwortlich? – Rollen im Schadenmanagement

Hausverwalter (Versicherungsnehmer)

Die Hausverwaltung ist oft die erste organisierende Instanz nach einer Schadensmeldung. Zu ihren Aufgaben gehören:

• die Kommunikation mit Versicherern und Handwerkern,
• die Prüfung von Schadensmeldungen, Kostenvoranschlägen und Protokollen,
• die Organisation von Vor-Ort-Begehungen oder Gutachten,
• sowie die Einhaltung von Fristen und die Erfüllung der Dokumentationspflichten gegenüber der Versicherung.

Ein strukturierter Ablauf und vollständige Unterlagen sind entscheidend, damit die Schadenbearbeitung ohne Verzögerungen erfolgen kann.

Versicherer

Der Versicherer ist für die Beurteilung und Abwicklung des gemeldeten Schadens zuständig. Seine Aufgaben umfassen:

• die fachliche Prüfung der eingereichten Unterlagen,
• das Anfordern weiterer Nachweise, falls erforderlich,
• und die Entscheidung über Umfang und Form der Regulierung.

Eine transparente, vollständige Dokumentation seitens der Verwaltung und der Handwerksbetriebe erleichtert dem Versicherer eine zügige Bearbeitung.

Handwerker

Handwerksbetriebe übernehmen die Beseitigung der Schäden und dokumentieren den Ablauf. Ihre Aufgaben sind:

• die Ausführung notwendiger Reparaturen,
• die Dokumentation der Arbeiten vor, während und nach der Maßnahme,
• die Bereitstellung von Protokollen, insbesondere bei Ursachenklärung oder verdeckten Schäden,
• sowie die Rechnungsstellung an die Eigentümer bzw. die Hausverwaltung oder falls vereinbart, direkt an die Versicherung.

Gut dokumentierte handwerkliche Maßnahmen sind ein zentraler Bestandteil für eine erfolgreiche Regulierung.

Versicherungsvertrieb

Der Versicherungsvertrieb kann entscheidend für ein reibungsloses Schadenmanagement beitragen, indem er:

• die Hausverwaltung beim Umgang mit der Versicherung unterstützt,
• auf Anforderungen des Versicherers hinweist,
• und eine digitale Plattform für die Schadenabwicklung bereitstellt, um Abläufe für alle Beteiligten zu vereinfachen.

Mit der digitalen Schadenmanagementlösung oqio kann die Immobilienverwaltung alle Akteure auf einer Plattform bündeln und den Aufwand für alle Beteiligten auf ein Minimum reduzieren.

Gesetzliche Vorgaben vs. vertragliche Anforderungen

Nicht alle Anforderungen ergeben sich direkt aus dem Gesetz. Viele Versicherer formulieren in ihren Policen zusätzliche oder abweichende Regelungen, die für den Versicherungsnehmer bindend sind.

Beispiele:

• Gesetzlich ist eine unverzügliche Meldung gefordert – vertraglich können daraus 24-Stunden-Fristen werden.
• Manche Policen fordern bei bestimmten Schäden (z. B. Elementarereignissen) verpflichtende Gutachten.
• Die Dokumentationspflicht für Versicherung kann spezielle Nachweise verlangen, etwa bei wiederholten Schäden am selben Ort.

Wer diese Unterschiede nicht kennt oder übersieht, riskiert Lücken im Versicherungsschutz. Umso wichtiger ist ein professionelles Schadenmanagement, das alle Vorgaben systematisch berücksichtigt.

Fazit: Dokumentation schützt

Die Dokumentationspflicht für Versicherungen ist kein bürokratischer Selbstzweck, sondern eine wirksame Absicherung für alle Beteiligten. Sie schützt Eigentümer vor finanziellen Verlusten, unterstützt Verwalter bei ihrer Koordinationsfunktion und sorgt bei Versicherern für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Moderne Tools wie oqio ermöglichen eine rechtssichere, effiziente und vollständig digitale Schadenabwicklung – von der ersten Schadenmeldung bis zur finalen Abrechnung.

Empfehlung: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Dokumentationsprozesse klar geregelt und gut strukturiert sind – dann steht einer reibungslosen Regulierung nichts im Weg.