Workflow Automatisierung im Schadenmanagement: Effiziente Prozesse für die Immobilienwirtschaft

Die Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie Versicherungsschäden in der Immobilienwirtschaft abgewickelt werden. Moderne Workflow-Automatisierung ermöglicht es Immobilienverwaltungen, Versicherungsmaklern und Versicherern, Schadensprozesse deutlich effizienter und transparenter zu gestalten. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen an Beispielen, wie so eine Automatisierung des Workflows aussehen kann und welche Auswirkungen Sie haben kann.

Komplexe Schadensprozesse in der Immobilienwirtschaft

Große Immobilienbestände bringen unweigerlich regelmäßige Versicherungsschäden mit sich. Von Leitungswasserschäden über Vandalismus bis hin zu Brandschäden und Großschadenereignisse durch Sturmschäden – die Vielfalt der möglichen Schadensfälle erfordert einen strukturierten und effizienten Abwicklungsprozess. Traditionelle, papierbasierte Verfahren stoßen dabei schnell an ihre Grenzen:

• Zeitaufwändige manuelle Kommunikation zwischen allen Beteiligten
• Intransparente Bearbeitungsstände
• Verzögerungen durch fehlende oder unvollständige Dokumentation
• Schwierige Nachverfolgung von Reparaturen und Kostenerstattungen

Workflow-Automatisierung als Lösung

Moderne Plattformlösungen wie oqio bieten hier einen entscheidenden Vorteil: Sie digitalisieren und automatisieren den gesamten Schadensprozess von der Meldung bis zur Regulierung. Dabei können verschiedene Betreibermodelle zum Einsatz kommen, je nach Organisationsstruktur und Präferenzen der beteiligten Parteien.

Automatisierung im Schadenmanagement-Kontext

Automatisierung wird gerne als Buzzword umher geworfen. Wir sprechen hier jedoch davon Prozesse zu beschleunigen indem wir immer wiederkehrende Aufgaben automatisieren. Die Beschreibung eines Schadensfalls, Die Kommunikation mit Beteiligten, die Meldung an und von Mietern sowie die Eingabe von Kontaktdaten und E-Mails. Diese Prozesse kommen immer wieder vor und können durch oqio um einiges schneller und einheitlicher abgewickelt werden. Anhand von zwei Workflows möchten wir verbildlichen wie genau das funktioniert.

Workflow 1: Immobilienwirtschaft als Portalbetreiber

In diesem Modell fungiert das Wohnungsunternehmen selbst als zentrale Koordinationsstelle:

Der optimierte Workflow:

1. Schadensmeldung: Verschiedene Hausverwaltungen an unterschiedlichen Standorten melden Versicherungsschäden direkt über das Portal
2. Zentrale Prüfung: Eine zentrale Stelle des Wohnungsunternehmens (Versicherungswesen) prüft den gemeldeten Vorgang
3. Weiterleitung: Der geprüfte Schaden wird an die zuständige Versicherung, bzw. an den Makler/Agentur weitergeleitet
4. Versicherungsabwicklung: Der Makler sorgt für die Annahme und Anlage des Schadens bei der zuständigen Versicherung
5. Reparaturdokumentation: Nach erfolgter Reparatur werden Rechnungen von den Hausverwaltungen geprüft und zur entsprechenden Schadennummer ins Portal hochgeladen
6. Regulierung: Der Versicherer reguliert direkt an den Versicherungsnehmer oder mit entsprechender Vollmacht an den Dienstleister
7. Abschluss: Die Regulierung wird auf Anforderung der Hausverwaltung vom Makler/Agentur im Portal registriert und dokumentiert

Workflow 2: Versicherungsmakler/-agentur als Portalbetreiber

Alternativ kann auch der Versicherungsmakler oder die Agentur als zentrale Schaltstelle fungieren:

Der automatisierte Prozess:

1. Direkte Schadensmeldung: Hausverwaltungen melden Schäden direkt über das vom Makler betriebene Portal
2. Makler-Prüfung: Der Makler/Agentur prüft den Vorgang und leitet ihn direkt an die zuständige Versicherung weiter
3. Vereinfachte Abwicklung: Durch die direktere Verbindung zwischen Makler und Versicherer verkürzen sich die Bearbeitungszeiten
4. Transparente Dokumentation: Rechnungen und Regulierungen werden wie im ersten Szenario transparent im Portal verwaltet

Best Practices für optimierte Schadenabwicklung

1. Zentralisierte Kommunikation

Alle Beteiligten – von der örtlichen Hausverwaltung bis zum Versicherer – kommunizieren über eine einzige Plattform. Dies eliminiert Medienbrüche und reduziert Missverständnisse erheblich.

2. Automatisierte Workflows

Wiederkehrende Prozessschritte werden automatisiert. Beispielsweise können Benachrichtigungen bei Statusänderungen automatisch versendet oder Fristen überwacht werden.

3. Rollenbasierte Zugänge

Verschiedene Reparaturdienstleister erhalten individuelle Portalzugänge, über die sie Schäden melden und Rechnungen einstellen können. Dabei sehen sie nur die für sie relevanten Informationen.

4. Vollständige Nachverfolgbarkeit

Jeder Schaden erhält eine eindeutige Nummer und kann vom ersten Kontakt bis zur finalen Regulierung lückenlos nachverfolgt werden. Statistiken können einfach generiert werden.

Messbare Vorteile der Workflow-Automatisierung

Unternehmen, die auf automatisierte Schadensprozesse setzen, berichten von folgenden Verbesserungen:

• Bis zu 40% Zeitersparnis bei der Schadensabwicklung
• Reduzierung von Fehlern um bis zu 60% durch standardisierte Prozesse
• 3x Schnellere Kostenerstattung für Mieter und Eigentümer

Fazit: Die Zukunft des Schadensmanagements ist digital

Die Automatisierung von Schadensprozessen in der Immobilienwirtschaft ist kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit für wettbewerbsfähige Unternehmen. Moderne Portallösungen ermöglichen es, auch bei großen Immobilienbeständen jeden Schaden effizient und transparent abzuwickeln.

Unabhängig davon, ob die Immobilienwirtschaft selbst oder spezialisierte Makler als Portalbetreiber fungieren – die Vorteile liegen auf der Hand: kürzere Bearbeitungszeiten, höhere Transparenz, weniger Fehler und zufriedenere Mieter.

Unternehmen, die jetzt in die Digitalisierung ihrer Schadensprozesse investieren, schaffen sich einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil und legen den Grundstein für eine effiziente, zukunftsfähige Immobilienverwaltung.

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